A tabela acima resume quem vence cada critério; abaixo, o porquê. As duas são brasileiras, as duas resolvem atendimento no WhatsApp, e os modelos de custo são opostos. É isso que decide.
Nuvem por assento contra servidor sem assento
O BotConversa é plataforma na nuvem e cobra por atendente. Você paga mensalidade em real, monta o fluxo clicando, e nunca vê um servidor.
O Evolution CRM é self-hosted e não cobra por usuário. Você paga a máquina, e o décimo quinto atendente custa zero em licença.
Com três pessoas no time, a diferença de fatura é pequena e o BotConversa entrega muito mais por ela. Com quinze, a diferença é grande e o Evolution não precisou de nada novo. O cálculo detalhado, com o ponto de virada, está em preços do Evolution CRM.
Facilidade e suporte: BotConversa
Os dois critérios em que ele ganha, e ganha com clareza.
Facilidade. Construtor visual pensado para quem não é técnico. Você está atendendo em dias, não em semanas, e sem depender de ninguém para subir infraestrutura.
Suporte. Tem gente do outro lado, em português. O Evolution CRM tem documentação e comunidade, o que resolve muito, e não resolve a noite em que o painel não abre com cliente esperando. Para operação que vendeu prazo a alguém, essa diferença é contratual, não estética.
Custo por atendente: Evolution CRM
Já tratado acima, e vale insistir porque é o motivo pelo qual alguém escolhe self-hosted.
No BotConversa, contratar uma pessoa aumenta a fatura de software naquele mês e em todos os seguintes. No Evolution CRM, não aumenta. É uma diferença de estrutura, não de desconto, e ela cresce com o tempo.
Para agência, essa linha pesa duas vezes: paga-se pelo time próprio e o número de clientes atendidos não ajuda a diluir. É o cenário em que o Evolution CRM se paga mais rápido.
Multicanal: Evolution CRM
Uma diferença que não é de preço e costuma passar batida na comparação.
O Evolution CRM unifica WhatsApp, e-mail, Facebook, Instagram e Telegram, com histórico por contato. A pessoa que chegou pelo direct, voltou pelo WhatsApp e depois mandou e-mail aparece como uma conversa.
O BotConversa é focado em WhatsApp e faz isso bem. Se o seu atendimento acontece só ali, essa diferença não importa. Se acontece em vários canais, ela decide.
Controle do dado: Evolution CRM, com uma contrapartida
Sendo self-hosted, o histórico de conversa dos seus clientes fica na sua infraestrutura. Para quem tem exigência de compliance, ou não quer a base de relacionamento na nuvem de um fornecedor, isso resolve.
A contrapartida é séria e merece estar aqui: controle é responsabilidade. Você passa a guardar dado pessoal de terceiros, o que implica backup testado, acesso restrito e versão atualizada. Uma plataforma de atendimento desatualizada e exposta, cheia de conversa de cliente, é um problema maior que a economia que a motivou. Trato disso em hospedagem.
Quem deve escolher o quê
BotConversa se o time tem até cerca de cinco pessoas, se o atendimento é só WhatsApp, e se ninguém pode assumir servidor. Nessa faixa, a mensalidade compra tempo, e tempo é o recurso escasso na maioria das operações pequenas.
Evolution CRM se a equipe é grande ou vai crescer, se o atendimento é multicanal, se existe alguém de infraestrutura, ou se você é agência. Aqui o modelo sem assento resolve um problema que plataforma na nuvem estruturalmente não resolve.
E se você concluiu que não precisa de painel de atendimento, e sim integrar o WhatsApp a um sistema que já existe, nenhum dos dois é a resposta: é a Evolution API, que é bem menos coisa para manter.